Conditions générales de vente (CGV) des services WAD

Version 1.2

Date d’entrée en vigueur : 10 Juillet 2025.
Coordonnées de l’éditeur des services WAD
Nom de l’entreprise : WAD - What a day SRL
Adresse : Rue du Fond des Bois 75 - B-1470 Bousval - Belgique.
Email : [email protected]
Téléphone : +32.2.899.89.00
Site Internet : https://www.wad.work

1. Préambule

Les présentes conditions générales de vente (ci-après "CGV") s'appliquent à tous les services fournis par WAD (ci-après "le Prestataire"), un logiciel SaaS (Software as a Service, ou logiciel en tant que service en français). Ce modèle signifie que WAD est accessible en ligne sans installation locale sur les ordinateurs et disponible via une application mobile sur iOS et Android. En souscrivant à un abonnement, le Client accepte sans réserve les présentes CGV.

2. Objet

Les présentes CGV ont pour objet de définir les modalités et conditions de souscription et d'utilisation des services en ligne de WAD, ainsi que les droits et obligations des parties dans le cadre de cette utilisation.

3. Services proposés et souscription

WAD est un logiciel SaaS accessible en ligne et via une application mobile sur les plateformes iOS et Android, conçu pour aider les professionnels dans la planification, le suivi des interventions, la génération de rapports, et l’optimisation de la gestion opérationnelle.

Les services sont proposés sous forme d’abonnements mensuels ou annuels, avec des formules adaptées en fonction du nombre d'utilisateurs (par exemple : 1 à 5 utilisateurs, 6 à 12 utilisateurs, 13 à 15 utilisateurs, ou plus). La validation de l’abonnement peut s’effectuer via un formulaire en ligne ou par une demande explicite adressée au responsable ou représentant de WAD (par email, message WhatsApp, ou autre moyen convenu).

L’acceptation des présentes CGV est également actée par le paiement de la première facture, ce qui engage le Client à respecter les conditions de vente en vigueur.

4. Notion d’utilisateur

Un utilisateur est défini comme toute personne ajoutée dans l’onglet Team du logiciel WAD, quelle que soit la manière dont elle interagit avec la plateforme. Cela inclut :

• Les personnes pouvant être sélectionnées pour participer à un job ;
• Les personnes ayant la capacité de se connecter au WAD-Leader via un profil Leader.

Un utilisateur est comptabilisé dans le cadre de l’abonnement, même s’il n’a pas installé l’application WAD sur son smartphone ou n’utilise pas activement la plateforme.

L’utilisation partagée d’un compte Leader est autorisée dans la mesure où cette pratique reste conforme aux objectifs de gestion de l’équipe et à une utilisation respectueuse des fonctionnalités et données associées à l’application.

5. Tarifs et conditions de paiement

Les tarifs des abonnements sont affichés en euros et sont soumis à la TVA si applicable. Le paiement s’effectue selon la fréquence choisie par le Client (mensuelle ou annuelle). En cas de retard de paiement, le Prestataire se réserve le droit de suspendre l'accès au logiciel jusqu’à réception du règlement.

6. Modalités d’utilisation du service SaaS

Le Client accède à WAD via une connexion Internet sécurisée, avec des identifiants uniques fournis par le Prestataire, que ce soit via le navigateur Web ou l'application mobile sur iOS et Android. Il est de la responsabilité du Client d’assurer une connexion adéquate et de protéger ses identifiants d’accès. Toute utilisation frauduleuse ou non conforme des services peut entraîner la suspension immédiate de l'accès au logiciel, sans remboursement.

7. Absence de droit de rétractation

Les services de WAD sont exclusivement destinés à une clientèle professionnelle (B2B). En vertu de la législation applicable, le droit de rétractation prévu pour les consommateurs ne s'applique pas aux contrats conclus entre professionnels.

Toute commande ou abonnement est considéré comme ferme et définitif dès validation par le Client et paiement de la première facture. Aucun remboursement ne pourra être exigé une fois la souscription confirmée.

8. Responsabilité

WAD s'engage à fournir un service de qualité et à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour assurer la continuité et la sécurité de ses services. Cependant, le Prestataire ne saurait être tenu responsable en cas de dysfonctionnements liés à des causes externes ou à des interruptions temporaires dues à des opérations de maintenance.

9. Protection des données

Les données personnelles du Client sont collectées et traitées conformément à la législation en vigueur. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, et de suppression de ses données, qu’il peut exercer en contactant WAD.

10. Confidentialité

Les informations et documents échangés entre le Client et WAD sont confidentiels. Les deux parties s’engagent à ne pas les divulguer à des tiers sans autorisation préalable, sauf si cela est nécessaire pour l’exécution des services.

11. Résiliation

Le Client peut résilier le contrat à tout moment, sous réserve d’en informer le Prestataire par écrit et de respecter les délais de préavis indiqués au moment de la commande. En cas de résiliation anticipée, les paiements effectués ne sont pas remboursables.

12. Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGV sont régies par la loi belge. En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable avant d’engager toute action judiciaire. À défaut, le litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de la juridiction de WAD.

13. Acceptation des CGV

L'acceptation des présentes conditions générales de vente est réputée acquise dès la prise d'abonnement au service WAD et validée par le règlement de la première facture. Ce paiement implique que le Client reconnaît avoir pris connaissance et accepté sans réserve l’ensemble des conditions générales de vente en vigueur à la date de souscription.

14. Hébergement et sécurité des données

Les services de WAD sont hébergés dans le cloud, assurant ainsi une disponibilité et une accessibilité optimales. WAD met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les données contre toute perte, altération, divulgation ou accès non autorisé. Toutefois, WAD ne peut être tenu responsable des pertes de données résultant d’événements extérieurs indépendants de son contrôle (tels que des cyberattaques, des catastrophes naturelles ou d'autres cas de force majeure) ou de défaillances techniques des infrastructures d'hébergement tierces. Le Client est invité à conserver des copies de sauvegarde locales des données critiques, en complément des sauvegardes effectuées par WAD.

15. Responsabilité du Client en matière de protection des données

Le Client est informé que l’utilisation des services de WAD implique l’enregistrement et le stockage de données personnelles de tiers (par exemple, les clients finaux du Client). Le Client est responsable de la collecte et de la gestion des données personnelles de ses propres clients en conformité avec la réglementation applicable, y compris, mais sans s’y limiter, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En utilisant WAD, le Client déclare :

• Avoir obtenu le consentement des personnes concernées pour la collecte et le traitement de leurs données personnelles dans WAD, conformément aux obligations légales en vigueur.
• Être responsable de la vérification de l'exactitude des données enregistrées et de leur mise à jour.
• Garantir que les données traitées ne contiennent pas de contenus illicites, notamment de données sensibles (telles que définies par le RGPD), sans les autorisations nécessaires.
  WAD agit en qualité de sous-traitant des données au sens du RGPD. En conséquence, un contrat de sous-traitance des données est mis à la disposition du Client pour définir les modalités de traitement et garantir le respect des normes de protection des données.

16. Droits des personnes concernées

WAD met à disposition des outils permettant au Client de répondre aux demandes d’exercice de droits des personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’effacement, etc.). Le Client est tenu d’utiliser ces outils pour assurer la conformité de ses activités de traitement avec la réglementation applicable.

17. Limitation de responsabilité en matière de calculs de temps de travail

WAD met à disposition un logiciel permettant de planifier, suivre et gérer les interventions, y compris le calcul estimé des temps de travail. Cependant, ces calculs sont fournis à titre indicatif et dépendent des données renseignées par le Client. WAD ne saurait être tenu responsable des erreurs ou des imprécisions dans les calculs de temps de travail, notamment si celles-ci résultent :

• de données incorrectes ou incomplètes saisies par le Client,
• d’une utilisation non conforme des fonctionnalités du logiciel,
• de la variabilité des conditions de travail non anticipées par le logiciel (comme des retards dus à la météo ou à d'autres imprévus).
  Le Client est seul responsable de la vérification et de l'exactitude des données concernant les temps de travail et de leur conformité avec la législation applicable. WAD fournit uniquement un outil de gestion ; il appartient au Client de vérifier les informations avant toute utilisation à des fins de paie, de facturation ou de reporting.

18. Renouvellement automatique de l'abonnement

L'abonnement aux services de WAD est proposé avec une périodicité mensuelle ou annuelle, selon l'option choisie par le Client lors de la souscription. À l'expiration de chaque période d'abonnement, celui-ci se renouvelle automatiquement pour une durée identique (mensuelle ou annuelle) sauf résiliation par le Client. Le Client peut résilier son abonnement en notifiant WAD par écrit, soit par email à l'adresse [email protected], soit via un message WhatsApp au +32.2.899.89.00, au plus tard 20 jours avant l’expiration de la période d’abonnement en cours. Passé ce délai, le renouvellement sera effectif, et une nouvelle facture sera émise pour la période suivante. Toute résiliation effectuée après l’émission de la facture de renouvellement sera prise en compte pour la période d’abonnement suivante.

19. Révision des tarifs

19.1 Révision annuelle

WAD se réserve le droit de réviser ses tarifs annuellement. Cette révision peut inclure une indexation raisonnable, notamment basée sur l’évolution du coût de la vie ou de la valeur ajoutée des services. Cette indexation restera toutefois plafonnée à un maximum de 10% par an, sauf modification majeure des conditions économiques ou des fonctionnalités fournies.

Ces ajustements tarifaires concernent les abonnements aux tarifs en vigueur à compter du 1er juillet 2023.

Les clients ayant souscrit une offre antérieure à cette date bénéficient d’un tarif préférentiel historique. WAD se réserve le droit d’ajuster progressivement ces anciens tarifs pour les aligner, au cas par cas, sur les grilles tarifaires en vigueur. Ces ajustements se feront de manière individualisée et sans application automatique de l’indexation annuelle mentionnée ci-dessus.

Toute modification tarifaire sera communiquée au Client par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. En cas d’augmentation, le Client aura la possibilité de résilier son abonnement sans frais avant la date d’application de la nouvelle tarification, en informant WAD par écrit dans un délai de 10 jours suivant la notification de l'augmentation. À défaut de résiliation dans ce délai, le Client sera réputé accepter les nouveaux tarifs, qui s’appliqueront à la période d’abonnement suivante.

Par ailleurs, WAD se réserve la possibilité de proposer des modules ou fonctionnalités complémentaires payants (par exemple : intelligence artificielle, rapports personnalisés, automatisations avancées). Ces options seront proposées de manière distincte et ne remettront jamais en cause l’accès aux fonctionnalités initialement incluses dans la formule d’abonnement du Client au moment de sa souscription.

19.2 Contrats spécifiques – gel tarifaire

Dans certains cas (ex. marchés publics, conventions particulières ou accords spécifiques), les tarifs peuvent être fixés contractuellement pour une durée déterminée.

Lorsque c’est le cas, ces conditions tarifaires particulières priment sur les présentes CGV (19.1) pendant la durée convenue.

À l’issue de cette période, le tarif repasse dans le régime normal des CGV. WAD se réserve le droit d’appliquer une indexation ou une révision tarifaire, selon les conditions en vigueur à ce moment-là, sans rattrapage rétroactif, et après information préalable du client.

20. Sécurité des mots de passe et recommandations

Pour garantir la sécurité des données et des accès au service WAD, il est fortement recommandé que chaque client utilise des mots de passe forts pour chacun de ses utilisateurs, similaires à ceux initialement fournis lors de l’installation de WAD. Un mot de passe fort doit comporter au minimum huit caractères, avec une combinaison de lettres majuscules, de lettres minuscules, de chiffres et de caractères spéciaux.

WAD conseille également de ne pas utiliser le même mot de passe pour plusieurs utilisateurs. Chaque utilisateur doit disposer de ses propres identifiants et mots de passe afin de renforcer la sécurité et de limiter les risques d'accès non autorisé. La responsabilité de la création, de la gestion et de la protection des mots de passe incombe au Client. En cas de perte ou de divulgation de mots de passe, WAD ne pourra être tenu responsable des conséquences qui pourraient en découler.

21. Gestion des accès des utilisateurs en cas de départ de l’entreprise

Il est de la responsabilité du Client de gérer l'accès de ses salariés aux services de WAD, notamment lors du départ d’un employé. Le Client s’engage à désactiver rapidement l’accès des salariés quittant l’entreprise afin de prévenir tout risque de fuite ou d’usage inapproprié des données, telles que les informations clients, les temps de travail et les heures supplémentaires. WAD ne saurait être tenu responsable de toute utilisation non autorisée ou fuite de données résultant d’un retard dans la désactivation des accès des utilisateurs. Le Client est encouragé à établir des procédures internes pour garantir la désactivation rapide des accès en cas de fin de contrat d'un salarié.

22. Cloisonnement des données et limitation de responsabilité

WAD met en place des mesures de cloisonnement rigoureuses pour garantir que les données de chaque client sont strictement séparées et ne sont accessibles qu'aux utilisateurs autorisés de ce client. En dépit des efforts de WAD pour assurer cette séparation, un incident technique imprévu pourrait, dans de rares cas, entraîner l'affichage de données dans le mauvais compte client. Dans un tel cas, WAD s’engage à mettre en œuvre tous les moyens techniques nécessaires pour corriger le problème dans les plus brefs délais. Toutefois, WAD ne saurait être tenu responsable des conséquences directes ou indirectes d'un tel incident. Le Client est invité à signaler immédiatement tout problème d'affichage de données à l'équipe de support de WAD afin de permettre une intervention rapide.

23. Ajustement de l’abonnement en fonction du nombre d’utilisateurs

L’abonnement aux services de WAD est établi selon une tarification par tranches d’utilisateurs : de 1 à 5 utilisateurs, de 6 à 12 utilisateurs, de 12 à 15 utilisateurs, et au-delà de 15 utilisateurs. En cas de dépassement notable du nombre d’utilisateurs autorisés lors du renouvellement de l’abonnement, WAD se réserve le droit d’ajuster la facturation pour correspondre à la tranche d’utilisateurs effective. Avant toute modification de facturation, un email de notification sera envoyé au Client afin de l’informer du passage à un abonnement supérieur. Cette adaptation sera effective à partir de la prochaine période d’abonnement.

24. Ajout d'options et de fonctionnalités payantes

WAD se réserve le droit de proposer de nouvelles options et fonctionnalités payantes en supplément des abonnements standards, telles que des packs de services supplémentaires (envoi de SMS, génération avancée de rapports, etc.). Ces options seront proposées sous forme de packages additionnels à la discrétion du Client. En aucun cas, les fonctionnalités existantes incluses dans les abonnements actuels ne deviendront payantes. WAD garantit que les services et fonctionnalités déjà inclus dans le cadre des abonnements resteront accessibles sans frais supplémentaires pour les Clients ayant souscrit à ces offres.

25. Demandes de fonctionnalités spécifiques ou d’améliorations

Les fonctionnalités de WAD font partie d'un ensemble commun et standardisé, accessible à l'ensemble des utilisateurs. Aucune fonctionnalité ni comportement spécifique ne peut être développé exclusivement pour un client. Les demandes de fonctionnalités spécifiques ou d’améliorations soumises par les Clients sont ainsi considérées comme des suggestions générales, sans engagement de réalisation ni de délai de la part de WAD.

Cette approche est adoptée pour garantir la sécurité et la stabilité des services proposés à l’ensemble des utilisateurs, en maintenant une architecture logicielle cohérente et sécurisée. WAD se réserve le droit de sélectionner et de prioriser les évolutions de son logiciel en fonction de sa feuille de route interne et des besoins globaux de ses utilisateurs.

26. Limitation de responsabilité concernant l'usage des données, calculs et statistiques par les employés du Client

WAD fournit des outils permettant au Client d'accéder à des données, calculs, et statistiques pour la gestion de ses activités. Cependant, WAD ne peut être tenu responsable de la manière dont ces informations sont interprétées, utilisées ou communiquées par les employés du Client ayant accès au service. Le Client est seul responsable de la formation, de la supervision et du contrôle de ses employés dans l’utilisation des données et fonctionnalités de WAD. Il lui appartient également de garantir que les données issues de WAD soient utilisées conformément aux lois et règlements en vigueur.

27. Sécurité des données, sauvegarde et protection

WAD met tout en œuvre pour assurer la sécurité, la sauvegarde et la protection des données des clients, conformément aux standards et aux meilleures pratiques actuelles. Les données sont stockées et sauvegardées de manière sécurisée, avec des processus de sauvegarde réguliers et des mesures de sécurité renforcées pour prévenir toute perte, altération ou accès non autorisé aux données. Malgré ces précautions, WAD ne peut être tenu responsable des pertes de données résultant d’événements extérieurs indépendants de son contrôle (tels que des cyberattaques, des catastrophes naturelles ou d'autres cas de force majeure) ou de défaillances techniques des infrastructures d'hébergement tierces.

28. Acceptation des suggestions d'amélioration pour assurer sécurité et stabilité

WAD ne développe aucune fonctionnalité spécifique pour un client unique afin de garantir la sécurité et la stabilité de la solution partagée. Les suggestions d’amélioration des clients sont prises en compte uniquement pour l’évolution commune du produit, selon les besoins globaux de ses utilisateurs et la feuille de route interne de WAD.

29. Utilisation des données mobiles et frais supplémentaires

L'application WAD peut nécessiter l'utilisation de données mobiles pour accéder aux fonctionnalités en ligne. Le Client et les utilisateurs sont responsables de vérifier que leur forfait mobile est adapté à l’utilisation de WAD, en particulier lors d’une utilisation fréquente ou de l’envoi/réception de données volumineuses (photos principalement).

WAD décline toute responsabilité en cas de dépassement de forfait de données mobiles ou de frais supplémentaires, notamment en cas d’utilisation de l'application à l’étranger, entraînant des coûts d'itinérance ("roaming") facturés par l'opérateur mobile du Client. Il est recommandé au Client et aux utilisateurs de vérifier les conditions de leur opérateur et d’adapter leur utilisation en conséquence.

30. Mise à jour de l'application

Chaque utilisateur est tenu de mettre à jour l'application WAD dès qu'une nouvelle version est disponible. WAD s'efforce de notifier ses utilisateurs des mises à jour importantes, mais il appartient à chaque utilisateur d'effectuer ces mises à jour pour garantir le bon fonctionnement de l'application et l'accès aux fonctionnalités les plus récentes.

WAD ne pourra être tenu responsable des conséquences d'une mise à jour non effectuée, telles que des limitations d'usage ou des répercussions sur les données. Il est donc recommandé aux utilisateurs de vérifier régulièrement la disponibilité des mises à jour via leur plateforme de téléchargement (App Store ou Google Play).

31. Modification des CGV

WAD se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Toute modification sera communiquée aux clients par email ou via l’application (WAD-Leader), au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. En continuant à utiliser les services après la mise à jour, le Client accepte les nouvelles CGV.